[i]Content: Methodisches Vorgehensmodell für integriertes Contentmanagement

Die zunehmende Bedeutung von Information für Geschäftsprozesse und die Verschärfung des Wettbewerbs machen Contentmanagement (CM) zum kritischen Erfolgsfaktor für Organisationen.

Vor allem kurze technologische Innovationszyklen und proprietäre Formate gefährden den durch das Verhältnis von Prozesskosten zu Wertschöpfung bestimmten Return on Invest (ROI) des CM. Nur durch eine von der Technologie unabhängige Modellierung von Content und Prozessen lässt sich Nachhaltigkeit erzielen und so ein hohes Maß an Investitionssicherheit erreichen.

[i]Content beschreibt ein Vorgehensmodell, das die verschiedenen, in Organisationen vorkommenden Arten von Content im Sinne eines "Integrierten Content Management" berücksichtigt und den wirtschaftlichen Erfolg in den Mittelpunkt stellt.
Nicht nur die Inhalte selbst sondern dauerhaft die Prozesse zu seiner Erfassung und Qualifizierung stellen die entscheidenden Faktoren sowohl für die Prozesskosten als auch für eine nachhaltige Steigerung der Wertschöpfung dar. Entsprechend kommt der Contentmodellierung beim Aufbau von Content Management-Frameworks eine zentrale Rolle zu.

Abbildung: Darstellung des Verhältnisses von Prozesskosten zu Wertschöpfung bei der Erfassung und Qualifizierung der Inhalte für integriertes Content Management.



Erfolgskriterien

Zentraler Erfolgsfaktor beim Einsatz eines CMS ist der Return on Invest (ROI). Er ergibt sich aus der Differenz der neu geschaffenen Werte, den erwirtschafteten Erlösen und/oder den Einspareffekten der Prozessoptimierung und den Kosten des CMS-Projektes.

Um den Erfolg eines CM-Projektes tatsächlich zu fassen, sind die Defintion und das entsprechenden Controlling der erfolgskritischen Zielgrößen notwendig. Die Grundlage bildet dabei der sorgfältig erstellte Businessplan für das Projekt; er erlaubt die Bestimmung des ROI aus der Vielzahl einzelner Faktoren.
Der größte Kostenfaktor beim Content Management sind die dauerhaften Prozesskosten für das Erstellen und Verwalten von Inhalten. Die Auswirkungen des CMS auf den Ressourcenbedarf müssen stets auf den konkreten Anwendungsfall bezogen werden und lassen sich kaum pauschalisieren; ein berechneter Aufwandsvergleich zwischen den aktuellen Prozessen und dem Ziel-Szenario offenbart zumeist eine entsprechend der Anwenderzahl hohe Hebelwirkung für die Einsparungen durch Prozessoptimierung.
Die im Businessplan gemachten Annahmen sind so früh wie möglich im Rahmen des Projektes zu validieren und die Planung ggf. entsprechend zu modifizieren.
Die effiziente Prozessoptimierung und das Erschliessen neuer Verwertungsmöglichkeiten im Hinblick auf den ROI erfordern dabei eine umfassende Betrachtung und eine ganzheitliche Modellierung des CMS in Bezug auf:

Abbildung: Verbindung der Modellierung von Content, Prozessen und Design zur Optimierung des ROI als Differenz von Wertschöpfung und Prozesskosten.

Bei der Modellierung der CMS-Integration sind die aktuellen Anforderungen des Dokumentlebenszyklus, etablierter Geschäftsprozesse und das vorhandene Mitarbeiter-Knowhow genauso berücksichtigen, wie zukünftige Verwertungsszenarien von Inhlaten z.B. im Rahmen von Knowledgemanagement (KM) oder Customer Relationship Management (CRM).

Das Erreichen von Angemessenheit und Nachhaltigkeit unter Beachtung wirtschaftlicher Faktoren stellt dabei die zentrale Herausforderung bei der Einführung des CMS dar.


Content integrieren

Integriertes Content Management berücksichtigt alle relevanten Aspekte bei der Einführung eines CMS. Es zeichnet sich insbesondere aus durch:

Analyse und Reduktion: Im Vordergrund steht die detaillierte Analyse von Inhalten, Prozessen und Mitarbeiterkenntnissen. Der Einordnung der Analyse-Ergebnisse kommt eine wesentliche Bedeutung zu: für den Projekterfolg ist die Reduktion (tailoring) der sich aus der Vielzahl beteiligter Personen, der Summe der Anforderungen und den Rahmenbedingungen ergebenden Komplexität unerlässlich!

Ziel des Vorgehens ist es nicht, alle Anforderungen zu realisieren; stattdessen müssen die relevanten Anforderungen identifiziert und mit möglichst einfachen Mitteln erfüllt werden.

Dies wird durch eine Priorisierung der Anforderungen entsprechend ihrer Häufigkeit und Bedeutung sowie die Standardisierung von Content-Strukturen und Prozessen erreicht. In dieser konzeptionellen Phase ist eine Kombination von CM-Erfahrung, Fachwissen und detaillierter Branchenkenntnis der verantwortlichen Personen unbedingt erforderlich.

Abstraktion und Konkretisierung: Wesentliche Merkmale des CM-Konzeptes sind ein hinreichender Abstraktionsgrad, generische Lösungsansätze und die Nutzung offener Standards. Die sich daraus ergebende Flexibilität zusammen mit der Produkt-Unabhängigkeit des Konzeptes sind die Voraussetzung für eine einfache Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit des Systems. Nur dies führt zu einem hohen Grad an Nachhaltigkeit und Investitionssicherheit.
Das in der Konzeptionsphase erstellte, eher abstrakte Konzept ist für die zukünftigen Anwender wenig anschaulich und die sich daraus ergebenden Arbeitsabläufe können erfahrungsgemäß auf dieser Basis von Ihnen nicht ausreichend beurteilt werden. Für die bedarfsgerechte Modellierung des Systems ist jedoch eine frühzeitig Einbeziehung der Anwender und ihrer Sichtweise in einer für sie verständlichen Form sehr wichtig. Zu Beginn der Implementierungsphase werden daher zunächst die erfolgskritischen Prozesse zur Erfassung, Strukturierung und Verwertung von Content entsprechend des Konzeptes in Form eines Prototyen abgebildet. Dies erlaubt:

Evaluation und Coaching: Die Modellierung von Content und Prozessen kann so im Detail auf die Eignung geprüft und bewertet werden. Notwendige Modifikationen sind frühzeitig erkennbar und der Aufwand für Änderungen wird reduziert. Duch ein sachgerechte Modellierung lässt sich die Projektlaufzeit verkürzen, da ab diesem Zeitpunkt bereits mit der zeitintensiven Aufbereitung von Daten begonnen werden kann.
Während des Projektes findet eine kontinuierliche Qualifikation der Mitarbeiter durch Wissenstransfer und individuelle Unterstützung (Coaching) statt. Wesentliche Bedeutung für die effiziente Nutzung des CMS hat dabei die Anwenderschulung.
Auch wenn die Nutzung von PC bzw. Internet zur Routine gehört und die etablierten Standardwerkzeuge wie z.B. MS Office für die Texterstellung und Bearbeitung genutzt werden, besitzen erfahrungsgemäß die wenigsten Anwender die notwendigen Kenntnisse um Texte formal sauber zu strukturieren. Neben der Bedienung des CMS-Systems ist insbesondere das Verständnis für die Bedeutung und das Erstellen von 'sauber' strukturierten Dokumenten zu vermitteln.
Während des Betriebs, sollte ein regelmäßiger Erfahrungsaustausch der Anwender stattfinden. Solche Veranstaltungen erhöhen die Motivation der Mitarbeiter und ermöglichen die kontinuierliche Fortbildung. Sie dienen der Qualitätssicherung und geben wertvolles Feedback über die Akzeptanz bzw. Anforderungen für die weitere Entwicklung des CMS.